O que é um PABX IP hospedado? Por que?

Introdução

Uma das mais recentes “spin offs” de tecnologia de telecomunicações de negócios é o PABX IP hospedado. Esta tecnologia permite que as pequenas e médias empresas a ter um sistema de telefone sofisticado sem o investimento em equipamentos de telefonia. Na verdade, todo o sistema de telefonia é operado e mantido pelo provedor de serviços em um Datacenter com ou sem o fornecimento de serviços de Voz sobre IP (VoIP). Um PABX IP hospedado permite que os colaboradores trabalhem dentro ou fora do escritório (casa, hotel, aeroporto, etc.) através de telefones IPs, notebooks, computadores, tablets, smatphones, etc. Não existem mais barreiras basta ter conectividade com a Internet. Mais do que os PABX tradicionais você pode ter todas ou algumas funções habilitadas de acordo com a necessidade de cada usuário e pagar somente pelas facilidades usadas. Logo numa mesma central pode-se criar as facilidades “high tech” para alguns colaboradores e as facilidades básicas para outros.

Benefícios de um PABX IP hospedado

Há uma série de vantagens para usar um PABX IP hospedado contra serviço de telefone tradicional ou mesmo a compra PABX IP hospedado na própria empresa.

• Poupança custo inicial – Você não precisa fazer um grande investimento inicial através da compra de um sistema de telefone do escritório e não há necessidade de mantê-lo. Com uma solução de PABX IP hospedado o sistema de telefone do escritório é operado e mantido pelo provedor.
• Redução de Custos em curso – Normalmente, uma implementação de PABX IP hospedado é significativamente menor do que um PABX tradicional, além das poupanças iniciais sobre despesas de capital.
• Flexibilidade/Mobilidade geográfica – Os colaboradores de casa, outros escritórios/filiais, telefones celulares, notebooks e até mesmo no exterior.
• Presença local – permite obter números de telefones locais em cidades onde não estão fisicamente localizados, que lhe permite criar uma presença virtual. Como por exemplo abrir um escritório virtual em Nova Iorque para receber chamados dos clientes locais.
• Credibilidade – Para as pequenas empresas um PABX IP pode dar credibilidade instantânea através de facilidades como: voicemail integrado a email, ura, espera com música, redirecionamento, aviso de chamadas perdidas, etc. Todas essas facilidades têm um custo proibitivo para organizações menores.
• Escalabilidade – sistemas de telefonia tradicionais são limitados pelo número de troncos e ramais, necessitando de expansões e/ou mesmo troca de plataformas, o que torna caro e moroso o processo de expansão. PABX IP podem ser expandidos e crescer com o seu negócio.
• Instalação Rápida – Uma solução de PABX hospedado pode ser instalada e operada muitto rapidamente em comparação com um sistema de telefonia tradicional.
• Facilidade de Uso/Controle – Para o usuário é muito simples utilizar, pois não há mudanças do “modus operandi”. Em contraparetida para a empresa a gestão do colaborador em um  PABX hospedado é muito mais fácil do que acontece com as soluções tradicionais. Basta solicitar ao provedor as alterações e regras a qualquer momento, sem a necessidade de conhecimento e/ou pessoa interna ou terceiros.

• URA de atendimento automatizada e personalizada.
• Distribuir chamadas dentro de equipes ou departamentos.
• Receber e/ou fazer ligações de números de outras localidades.
• Música de espera personalizada ou lista personalizada.

Melhorar gerenciamento e redução de TCO (Custo Total de Propriedade e Manutenção)

• A evolução e desenvolvimento do PABX IP está incluso no serviço.
• Vários tipos de relatórios “on demand”  ou programáveis.
• Gravação de chamadas entrantes e/ou saintes de forma automática e/ou sob demanda.

Exemplo de Uso

Um cliente liga para um dos números existentes na empresa e a chamada pode ser atendida por sua recepcionista ou uma URA automatizada e de acordo com a origem da chamada pode ser direcionada para uma das diversas URAs possíveis com opções de menus e línguas. Sua empresa ter vários recepcionistas em diferentes localizações geográficas respondendo as chamadas recebidas. Se a recepcionista não está disponível e uma URA automatizado atende o telefonema ou o cliente pode escolher para discar um ramal, um departamento específico, ouvir informações sobre o produto ou utilizar o diretório de discagem por nome.

Um dos grandes benefícios de um sistema de PABX IP hospedado é que os funcionários possam trabalhar em diferentes localizações geográficas. Por exemplo, um vendedor/representante que trabalha a partir de casa, no Rio De Janeiro pode transferir uma chamada para a fábrica localizada em Cubatão, ou suporte técnico que está localizado em Curitiba ou no Financeiro localizado em São Paulo. Os colaboradores podem atender as chamadas de seus celulares, notebooks, de qualquer lugar com acesso a internet (conexão para negócios Voice-over-IP).

Que equipamentos ou serviços preciso?

Para os usuários podem ser usados: os aparelhos atuais, aparelhos IPs, softphones, etc.
Vamos dar uma breve explicação, mas através da análise caso a caso de como é o ambiente do cliente (As Is) e quais a necessidades e/ou proposta de como deveria ser (To Be), pode-se ter uma visão exata e prévia de como pode ser feita a migração e/ou convivência (interoperabilidade) entre o legado da telefonia existente e o PABX IP.

Mantenha suas linhas telefônicas (troncos)  existentes no padrão Telco (PSTN) – Você pode optar por manter suas linhas telefônicas (troncos) existentes e anexar ao PABX IP e ter chamadas entrantes e saintes através destas. Esta aplicação pode não ser ideal, uma vez que geralmente significa que o custo total de sua solução de telefone é maior, porque você tem que pagar pelo serviço PABX IP hospedado e as linhas telefônicas tradicionais.

Migrando suas linhas telefônicas (troncos) existentes no padrão SIP (Telefonia IP) – Com a portabilidade podemos manter seu número e portar para uma das operadoras homologadas e seu número atual mudando o padrão PSTN para SIP, processo idêntico a migração entre operadoras. Neste modelo você começa a ter uma série de vantagens com relação a redução de custos, além de melhor controle.

Use seus aparelhos de telefone existentes – É possível utilizar os aparelhos convencionais existentes e evitar a compra/locação de novos aparelhos IP para tal temos switches que convertem a telefonia digital em IP. Não é o recomendável mas é possível e vale a pena no processo de migração de localidades complexas e/ou com grande número de ramais e aparelhos convencionais.

Use aparelhos de telefones IPs – Nosso IP PABX tem interoperabilidade com grande parte dos fabricantes de aparelhos IP existentes, no entanto possuimos aparelhos IP fabricados em OEM para nossa plataforma onde a configuração são basicamente plug & play e as atualizações e configurações automáticas, garantindo economia e velocidade no uso da plataforma. Temos diversos modelos incluindo videoconferência.

Use softphones instalados nos desktops e notebooks – Nosso IP PABX tem interoperabilidade com grande parte dos fabricantes de softphones  existentes, no entanto indicamos uma softphone fabricados em OEM para nossa plataforma onde a configuração são basicamente plug & play e as atualizações e configurações automáticas, garantindo economia e velocidade no uso da plataforma. Somente existe a necessidade de uso de um headset usb, preferencialmente. Pronto! Barato rápido, econômico, além de concentrar as funcionalidades todas no desktop e/ou notebook, tornando o processo mais inteligente e reduzindo número de aparelhos na mesa.

Use telefones móveis – Muitas empresas têm colaboradores que estão fora do escritório a maior parte do tempo (agentes imobiliários, representantes, vendas externas, técnicos de campo, etc.) e prefere receber suas chamadas em seus telefones móveis. As chamadas do serviço PABX IP podem ser encaminhadas para o telefone celular (stmartphone) a custo zero e se não atendida desviada para o correio de voz, que pode entregar a mensagem deixada via email para o mesmo ou para outros (assist. vendas, etc.).

Uso de VOIP (voice-over-IP) – Alguns serviços de PABX IP: ligação interna tipo ramal-ramal entre matriz e filial é gratuita, uso de rotas de menor custo através de múltiplos provedores de Telefonia IP reduzem em até 80% o custo de telefonia. Substituição do aparelho convencional pelo computador + headset usb + softphone (programa que simula telefone no próprio computador).

Uso smartphones – através do softphone o smartphone vira uma ramal do PABX IP como se fosse um telefone sem fio.

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